Kanada
Global Relay
ICAO
Senior Vendor Management Consultant
Kanada
Montreal, Quebec, Canada
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DER ORGANISATORISCHE RAHMEN
Die Internationale Zivilluftfahrtorganisation (ICAO) legt internationale Standards und empfohlene Verfahren (SARPs) für Flugsicherheit, Flugnavigation, Sicherheit und Umweltschutz fest. In diesem Sinne ist die ICAO eine wissensbasierte Organisation, die sich mit der Entwicklung von geistigem Eigentum befasst.
Das Bureau of Administration and Services (ADB) spielt eine führende Rolle bei der effektiven und effizienten administrativen Verwaltung der Organisation, indem es die Bereitstellung hochwertiger physischer und personeller Ressourcen sicherstellt, höchste Standards für Arbeitsethik und Verhalten anwendet und ergebnisorientierte Managementfähigkeiten und -instrumente einsetzt, um die Organisation bei der Umsetzung ihrer strategischen Ziele zu unterstützen.
Der Bereich Information Management Services (IMS) ist verantwortlich für die Planung, Entwicklung und Umsetzung der Informationsmanagement- und Digitaltechnologiestrategie der Organisation, die Festlegung gemeinsamer IKT-Standards sowie die Ermöglichung sicherer, zuverlässiger und kosteneffizienter digitaler Dienste in der Zentrale und den Regionalbüros.
Innerhalb von IMS bietet der Senior Vendor Management Consultant spezialisiertes Fachwissen und Führung für IKT-Anbieter-Governance, Vertragsleistung, Technologiekostenmanagement, Beschaffungsunterstützung und Wertrealisierung. Der Aufgabenbereich umfasst Softwarehersteller, Cloud-Dienstanbieter, Hardwarelieferanten, Cybersicherheitsanbieter, Managed-Service-Provider und IT-Beratungsunternehmen.
Der Stelleninhaber berichtet an den Chief, ICT, unter der allgemeinen Leitung des Chief Information Officer und Deputy Director, IMS. Der Berater arbeitet eng mit IMS-Managern und technischen Teams, dem Beschaffungswesen, dem Finanzwesen, der Personalabteilung, Geschäftsbereichen und externen Anbietern zusammen und bietet dem Management eine hochrangige beratende Unterstützung in Lieferanten-, Vertrags-, Finanz- und operativen Angelegenheiten.
HAUPTAUFGABEN UND VERANTWORTLICHKEITEN
Funktion 1 (inkl. erwarteter Ergebnisse)
Leitet das IKT-Anbieter-Management-Framework und -Portfolio und erzielt Ergebnisse wie:
- Entwicklung und Pflege eines integrierten IKT-Anbieterportfolios, das Verträge, Eigentumsverhältnisse, Kritikalität, Risiko, Leistung, Ausgaben, Verlängerungen, Abhängigkeiten und Ausstiegsanforderungen abdeckt.
- Etablierung von Anbietersegmentierung, Governance-Foren, Leistungsüberprüfungszyklen, Eskalationspfaden und Entscheidungsbefugnissen proportional zur Lieferantenkritikalität und zum organisatorischen Risiko.
- Leitung von Due-Diligence-Prüfungen und Risikobewertungen von Anbietern, einschließlich finanzieller Tragfähigkeit, Informationssicherheit, Datenschutz, Datensicherung, Dienstkontinuität, Unterauftragsvergabe und Konzentrationsrisiko.
- Definition und Pflege von Anbieter-Scorecards und objektiven Leistungskennzahlen, die Service-Level, Verfügbarkeit, Qualität, Reaktionsfähigkeit, Cybersicherheitsverpflichtungen, Liefergegenstände und Wertrealisierung abdecken.
- Leitung strategischer Anbieterüberprüfungen, Lösung anhaltender Leistungsprobleme, Empfehlung von Korrekturmaßnahmen und Eskalation wesentlicher Risiken an das IMS-Management.
- Entwicklung praktischer Standards, Vorlagen, Verfahren und Aufzeichnungen für das Anbietermanagement, die die Revisionsfähigkeit und eine konsistente Umsetzung innerhalb von IMS unterstützen.
Funktion 2 (inkl. erwarteter Ergebnisse)
Bietet Leistungs- und Kostenanalysen der Hauptverträge:
- Etablierung einer konsolidierten Sicht auf IKT-Verträge über Software, Cloud-Dienste, Hardware, Telekommunikation, Cybersicherheit, Support, Wartung und professionelle Dienstleistungen hinweg.
- Entwicklung von Managementmodellen und Analysen der Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership) für wichtige Outsourcing-Verträge.
- Erstellung von Managementberichten zu Budgets, Verpflichtungen, tatsächlichen Ausgaben, Prognosen, Abweichungen, Stückkosten und wesentlichen finanziellen Risiken sowie Empfehlung von Korrekturmaßnahmen.
- Leitung von Überprüfungen von Angeboten, kommerziellen Vorschlägen, Rechnungen und verbrauchsabhängigen Gebühren auf Genauigkeit, Vertragskonformität und Preis-Leistungs-Verhältnis.
- Identifizierung und Vorantreiben von Kostenoptimierungsinitiativen, einschließlich Lizenzrationalisierung, Cloud-Kostenkontrollen, Vertragszusammenlegung, Bedarfsmanagement, Anpassung der Kapazitäten und Optimierung von Supportvereinbarungen.
- Definition messbarer Einsparungen und Baselines für die Wertrealisierung sowie Nachverfolgung der Erbringung und Nachhaltigkeit genehmigter Vorteile.
Funktion 3 (inkl. erwarteter Ergebnisse)
Bietet hochrangige Unterstützung bei Beschaffung und Vertragsmanagement und erzielt Ergebnisse wie:
- Beratung zu Beschaffungsstrategien, Beschaffungsplänen und kommerziellen Modellen für komplexe IKT-Anforderungen in Abstimmung mit dem Beschaffungswesen und relevanten technischen Stakeholdern.
- Vorbereitung oder Überprüfung von Leistungsbeschreibungen, technischen und kommerziellen Anforderungen, Bewertungskriterien, Service-Leveln, Key Performance Indicators, Preislisten und vertraglichen Sicherheitsvorkehrungen.
- Unterstützung bei RFQs, RFPs und ITBs, einschließlich Marktanalysen, Anbieterrecherchen, Kostenvergleichen, Klärungsprozessen sowie technischen oder kommerziellen Bewertungsaktivitäten.
- Beratung bei Vertragsverhandlungen, Änderungen, Verlängerungen, Erweiterungen, verbrauchsabhängiger Abrechnung, Service-Gutschriften, Streitigkeiten, Übergangsverpflichtungen sowie Kündigungs- oder Ausstiegsbestimmungen.
- Pflege zukunftsorientierter Verlängerungs- und Ablaufpläne, Identifizierung von Risiken bei Beschaffungsdurchlaufzeiten und Unterstützung einer zeitnahen Entscheidungsfindung zur Vermeidung von Dienstunterbrechungen oder ungünstigen Abhängigkeiten (Lock-in).
- Sicherstellung, dass Aufzeichnungen zu Beschaffung und Vertragsmanagement den Governance-, Finanzkontroll- und Revisionsanforderungen der ICAO entsprechen.
Funktion 4 (inkl. erwarteter Ergebnisse)
Stärkt Governance, Compliance, Berichterstattung und digitale Befähigung und erzielt Ergebnisse wie:
- Sicherstellung, dass Praktiken des Anbieter- und Kostenmanagements mit den Beschaffungsregeln, Finanzvorschriften, IMS-Governance-Frameworks, Cybersicherheitsanforderungen und Datenschutzverpflichtungen der ICAO in Einklang stehen.
- Erstellung prägnanter, evidenzbasierter Berichte, Dashboards, Entscheidungsvorlagen und Empfehlungen für das IMS-Management und Governance-Gremien.
- Pflege maßgeblicher Dokumentationen, Vertrags- und Anbieteraufzeichnungen, Entscheidungsprotokolle, Risikoregister, gewonnener Erkenntnisse und wiederverwendbarer Leitfäden.
- Entwurf und Verbesserung von Arbeitsabläufen, Datenstrukturen und digitalen Werkzeugen zur Unterstützung von Anbieter-Onboarding, Leistungsmanagement, Verlängerungen, Rechnungsprüfung, Kostenberichterstattung und Managementaufsicht.
- Unterstützung interner und externer Audits, Managementüberprüfungen und Kontrollbewertungen durch Bereitstellung vollständiger, genauer und nachvollziehbarer Nachweise.
- Überwachung relevanter Entwicklungen auf dem Technologiemarkt, bei Lizenzierung, Cloud-Preisen und Anbietermanagement sowie Bewertung deren Auswirkungen auf die ICAO.
Funktion 5 (inkl. erwarteter Ergebnisse)
Bietet Führung, Stakeholder-Koordination und Wissenstransfer und erzielt Ergebnisse wie:
- Beratung des IMS-Managements und technischer Vertragsverantwortlicher zu Anbieterstrategie, kommerziellem Risiko, finanzieller Verantwortung, Beschaffungsoptionen und Entscheidungen zum Preis-Leistungs-Verhältnis.
- Koordination zwischen IMS, Beschaffung, Finanzen, Personalwesen und Geschäftsbereichen zur Abstimmung operativer Bedürfnisse, technischer Anforderungen, vertraglicher Verpflichtungen und Budgetkontrollen.
- Leitung multidisziplinärer Arbeitssitzungen mit technischen Vertragsverantwortlichen und Anbieter-Engagements, Klärung von Verantwortlichkeiten, Nachverfolgung von Maßnahmen und Sicherstellung der zeitnahen Lösung von Problemen und Abhängigkeiten.
- Bereitstellung von Anleitung für technische Vertragsverantwortliche zur Unterstützung von Aktivitäten in den Bereichen Anbieter-, Beschaffungs-, Vertrags-, Budget- und Transaktionsmanagement.
- Entwicklung von Schulungen, Playbooks und praktischen Werkzeugen sowie Wissenstransfer an benanntes Personal der ICAO, um den nachhaltigen Betrieb des Frameworks sicherzustellen.
- Förderung eines serviceorientierten, transparenten und evidenzbasierten Ansatzes für das Lieferanten- und Kostenmanagement.
Funktion 6 (inkl. erwarteter Ergebnisse)
Erledigung anderer verwandter Aufgaben nach Zuweisung.
QUALIFIKATIONEN UND ERFAHRUNG
Bildungshintergrund
Erforderlich
Fortgeschrittener Hochschulabschluss (Master-Abschluss oder akademisches Äquivalent) in Informationstechnologie, Betriebswirtschaft, Lieferkettenmanagement, Beschaffung, Finanzen, Rechnungswesen, Wirtschaftswissenschaften oder einem verwandten Bereich. Ein erster Hochschulabschluss in Kombination mit zusätzlicher qualifizierender Erfahrung kann anstelle des fortgeschrittenen Hochschulabschlusses akzeptiert werden.
Berufserfahrung und Wissen
Erforderlich
- Mindestens zehn (10) Jahre zunehmend verantwortungsvolle Erfahrung im IKT-Anbietermanagement, in der Beschaffung, im Vertragsmanagement, im technologischen Finanzmanagement, im Lieferkettenmanagement oder in einem eng verwandten Bereich.
- Nachgewiesene Erfahrung in der Leitung von Anbieter-Governance- und Leistungsmanagementpraktiken für Software, Cloud, Hardware, Cybersicherheit, Managed Services oder professionelle IT-Dienstleistungen.
- Nachgewiesene Erfahrung in der Durchführung von Technologiekostenanalysen, Bewertung der Gesamtbetriebskosten, Budgetüberwachung, Prognosen, Rechnungsprüfung und Kostenoptimierungsinitiativen.
- Erfahrung in der Vorbereitung oder Bewertung komplexer IKT-Ausschreibungen, Leistungsbeschreibungen, Service-Leveln, Key Performance Indicators, Preismodellen und vertraglichen Bedingungen.
- Erfahrung in der Identifizierung und dem Management von Anbieter-, kommerziellen, finanziellen, operativen, Cybersicherheits-, Datenschutz-, Kontinuitäts- und Konzentrationsrisiken.
- Erfahrung in der Erstellung von Berichten für das Senior-Management, Dashboards, Entscheidungsvorlagen, Audit-Nachweisen und umsetzbaren Empfehlungen.
- Nachgewiesene Fähigkeit, funktionsübergreifende Arbeit zu leiten, hochrangige Stakeholder einzubinden, mit Anbietern zu verhandeln und Wissen an interne Teams weiterzugeben.
Sprachkenntnisse
Erforderlich
- Fließende Lese-, Schreib- und Sprechfähigkeiten in Englisch.
Wünschenswert
- Relevante berufliche Zertifizierung in Beschaffung, Liefermanagement, Vertragsmanagement, Anbietermanagement, Finanzen, Cloud-Kostenmanagement oder IT-Servicemanagement.
- Zertifizierung oder Schulung in FinOps, Software Asset Management, ITIL, Projektmanagement, Risikomanagement oder Audit und interne Kontrollen.
- Berufliche Schulung im Zusammenhang mit der Beschaffung und dem Finanzmanagement im öffentlichen Sektor oder bei den Vereinten Nationen.
Wünschenswert
- Erfahrung mit Oracle Cloud ERP-Beschaffungs- und Finanzmodulen, Technologie-Asset-Management-Systemen, Power BI oder vergleichbaren Berichterstattungsplattformen.
- Erfahrung mit Cloud-Finanzmanagement und FinOps-Praktiken, Unternehmenssoftware-Lizenzierung, Software-Asset-Management und kommerziellen Modellen für Managed Services.
- Erfahrung in der Arbeit im System der Vereinten Nationen, einer internationalen Organisation oder einem vergleichbaren öffentlichen und multikulturellen Umfeld.
Wünschenswert
- Arbeitskenntnisse einer zweiten Sprache der Organisation (Arabisch, Chinesisch, Französisch, Russisch oder Spanisch).
ANSTELLUNGSBEDINGUNGEN
Es ist zu beachten, dass diese Beratungstätigkeit für einen anfänglichen Zeitraum von sechs (6) Monaten besetzt wird, mit der Möglichkeit einer Verlängerung um bis zu 12 Monate.
Bitte beachten Sie, dass der Tagessatz für Band C zwischen $402 und $578 variiert.
BEWERBUNG
Interessierte Kandidaten müssen ein Online-Bewerbungsformular ausfüllen. Um sich zu bewerben, besuchen Sie bitte die E-Recruitment-Website der ICAO unter: ICAO Karriere-Website inspira.icao.int/Careers/Home/Vacancies?ReturnUrl=Consultancy
HINWEIS AN KANDIDATEN
Die ICAO erhebt KEINE Gebühren und fordert in keiner Phase des Auswahlverfahrens Geld von Kandidaten, noch befasst sie sich mit Bankverbindungen von Bewerbern. Anfragen dieser Art, die angeblich im Namen der ICAO gestellt werden, sind betrügerisch und sollten ignoriert werden.
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